Word 合併列印：程序概觀

全部顯示 適用於 Microsoft Office Word 2003 Microsoft Word 2002 本文是描述合併列印程序基本步驟系列文章的前言。這一系列的文章將以套印信件做為範例。您可以透過本文一窺合併列印程序的全貌。這一系列的文章包括： 步驟 1：選擇文件類型和主文件 步驟 2：連接至資料檔並選取記錄 步驟 3：新增欄位至主文件 步驟 4：預覽合併並完成它 在您窺得合併列印程序的全貌之後，您可以按一下 [請參閱] 方塊中的連結，以進一步學習如何使用合併列印功能製作標籤、信封、傳真、電子郵件和目錄。 合併列印的強大之處 當您想要建立一組本質上相同的文件、但每份文件又包含一些獨特的元素時，就是使用合併列印功能的時機。例如，在一封宣佈新產品上巿的信件中，每封信都要放入公司商標和產品相關文字，但又要使用不同的地址和祝賀行。 您可以使用合併列印功能製作： 一組標籤或信封 每個標籤或信封都印有相同的寄件者地址，卻印有不同的目的地址。 一組套印信件、電子郵件或傳真 所有信件、電子郵件或傳真的基本內容都是相同的，但是又各自包含了個別收件者的專屬資訊，例如姓名、地址或其他個人資料。 一組印有號碼的優待券 每張優待券基本上都是完全相同的，只不過號碼不同。 要分開製作信件、電子郵件、傳真、標籤、信封或優待券，可能得花上好幾個小時。只要使用合併列印就能省下大筆時間，您只需要建立一份文件，並加入每個版本所共用的相同資訊。接著，再加入一些預留位置，用來容納每個版本的專屬資訊。剩下來的工作交給 Word 就可以了。 開始合併列印程序 開始合併列印程序： 1. 啟動 Word。 根據預設，Word 會開啟一份空白文件。請不要關閉這份空白文件，否則您將無法進行接下來的步驟。 2. 在 [工具] 功能表上，將游標指向 [信件與郵件]，然後按一下 [合併列印]。 附註 在 Word 2002 中，將游標指向 [工具] 功能表上的 [信件與郵件]，再按一下 [合併列印精靈]。 這時會出現 [合併列印] 工作窗格。只要使用此工作窗格中的超連結，便能逐一完成合併列印程序中的各項步驟。 祕訣 您也可以使用 [合併列印] 工具列 ([檢視] 功能表、[工具列] 子功能表、[合併列印] 指令) 上的按鈕來執行合併列印程序。然而，在您熟悉合併列印程序之前，使用工作窗格或許還是較為容易。 下一步 步驟 1：選擇文件類型和主文件 合併列印程序的第一個步驟涉及兩個選項。首先，選擇要合併資訊的文件類型。然後，選擇要使用的主文件。 選取合併資訊的文件類型 [合併列印] 工作窗格會提出一個問題，詢問您建立的合併文件類型。選擇之後，按一下工作窗格底端的 [下一步]。 附註 若您的電腦設定了傳真支援而且安裝了傳真數據機，您也會在文件類型清單看到 [傳真]。 選擇您想使用的主文件。 若您的主文件 (在工作窗格中稱為 [開始文件]) 已經開啟，或者您正從空白文件開始，可以按一下 [使用目前文件]。 否則，按一下 [從範本開始] 或 [從現有文件開始]，然後找出要使用的範本或文件。 秘訣 當您按一下 [從範本開始]，然後按一下工作窗格中的 [選取範本]，您會開啟 [選取範本] 對話方塊。在這裡，您可以開啟隨 Word 一同安裝的眾多範本其中之一，也可以存取 Microsoft Office Online 網站上提供的千百種範本。 下一步 步驟 2：連接至資料檔並選取記錄 要將唯一資訊合併至您的主文件，必須連接至 (或建立並連接至) 儲存唯一資訊的資料檔。若您不想在合併中，使用檔案的所有資料，可以選擇您想用的記錄。 連接至資料檔 在合併列印程序的這個步驟中，您會連接至資料檔，而該資料檔中存有要合併至文件的唯一資訊。 若您在 Microsoft Office Outlook® 連絡人清單保持完整、最新的資訊，則這是可用於客戶信件或電子郵件的最佳資料檔。只要按一下工作窗格的 [從 Outlook 連絡人選取]，然後選取您的 [連絡人] 資料夾。 若您有一個包含客戶資訊的 Microsoft Office Excel 工作表或 Microsoft Office Access 資料庫，按一下 [使用現有清單]，然後按一下 [瀏覽]，尋找檔案。 若您沒有資料檔，按一下 [鍵入新清單]，然後使用開啟的表單，建立您的清單。清單會儲存成您可以重複使用的郵寄資料庫 (.mdb) 檔案。 附註 若您建立合併的電子郵件訊息或傳真，請確定您的資料檔包含電子郵件地址欄或傳真號碼欄。本程序後面需要這一欄。 選擇資料檔中您想使用的記錄 雖然您連接至特定資料檔，但這並不表示您必須將資料檔的所有記錄 (列) 資訊合併至主文件。 連線至您想使用的資料檔或建立新資料檔之後，會開啟 [合併列印收件者] 對話方塊。您可以排序或篩選清單，選取合併列印的記錄子集。 請執行下列任一項動作： 要遞增或遞減排序某一欄中的記錄，請按一下欄標題。 要篩選清單，找出欄標題包含您想篩選的資訊，按一下旁邊的箭頭。然後，按一下想要的值。或者，若您的清單很長，請按一下 [(進階)] 開啟對話方塊，您可以在此設定值。按一下 [(空白)]，只顯示未包含資訊的記錄或按一下 [(非空白)]，只顯示包含資訊的記錄。 秘訣 篩選清單之後，您可以按一下箭頭，然後按一下 [(全部)]，再次顯示所有記錄。 清除記錄旁邊的核取方塊，排除該記錄。 使用按鈕來選取或排除所有記錄或尋找特定記錄。 秘訣 若您在合併列印程序中建立資料檔，可以使用此對話方塊的 [編輯] 按鈕。若您想更新檔案，可以變更記錄。 選取想要的記錄之後，可以開始下一步了。 下一步 步驟 3：新增欄位至主文件 將主文件連接至資料檔之後，可以開始新增欄位，用以指示當您合併時所產生的每一份文件複本，會在什麼地方顯示唯一資訊。要確定 Word 可以在資料檔找到對應每個地址或祝賀元素的欄位，您可能需要符合欄位。 新增欄位 若您的主文件仍然空白，請輸入會顯示在每一個複本的資訊。然後，按一下工作窗格的超連結以新增欄位。 欄位是保留位置，您可以插入至主文件中想顯示唯一資訊的位置。例如，您可以按一下工作窗格的 [地址區塊] 或 [祝賀行] 連結，在靠近新產品信件頂端新增欄位，如此每一位收件者的信件會包含個人化地址和祝賀語。欄位顯示在文件時會括在箭頭符號中，例如 «AddressBlock»。 若您按一下工作窗格的 [其他項目]，可以新增符合資料檔任一欄的欄位。例如，您的資料檔可能包含 [個人留言] 這一欄。將 [個人留言] 欄位放到套印信件底端，您可以進一步個人化每一個複本。您甚至可以新增郵遞條碼，自訂信封 — 若您使用英文 (U.S.) 版本的 Word — 或電子郵資 (若您安裝電子郵資程式)。 符合欄位 若您在文件插入地址區塊欄位或祝賀行欄位，會提示您選擇想用的格式。例如，示範圖片顯示當您按一下工作窗格的 [祝賀行]，會顯示 [祝賀行] 對話方塊。您可以使用 [祝賀行格式] 底下的清單，做出選擇。 若 Word 無法從資料檔的某一欄，找到相符的每一個祝賀或地址元素，則地址和祝賀行將不會正確合併。要避免發生問題，按一下 [符合欄位]。會開啟 [符合欄位] 對話方塊。 地址和祝賀的元素會列在左方。資料檔的欄標題會列示在右方。 Word 會搜尋符合每一個元素的欄。在圖解中，Word 會自動將資料檔的 [姓氏] 欄與 [姓氏] 相配對。但是 Word 無法配對其他元素。例如，Word 無法從此資料檔將 [名字] 或 [地址1] 相配對。 使用右方的清單，您可以從符合左方元素的資料檔選取欄。在示範圖片中，[名稱] 欄現在會配對 [姓氏]，而 [地址] 欄位會與 [地址 1] 配對。若 [稱謂]、[公司] 以及 [配偶姓氏] 無法配對也沒關係，因為它們與您建立的文件無關。 當您完成新增並配對主文件中的欄位，您可以開始下一步。 下一步 步驟 4：預覽合併並完成它 新增欄位至主文件之後，可以開始預覽合併結果。對預覽結果滿意之後，可以完成合併。 預覽合併 真正完成合併之前，可以預覽合併的文件並加以變更。 要預覽，請執行下列任一動作： 使用工作窗格的下一步和上一步按鈕，逐頁合併文件。 按一下 [尋找收件者]，預覽特定文件。 若您不想包含正在查閱的記錄，請按一下 [排除此收件者]。 如果您看到您不想包括的記錄，請按一下 [編輯收件者清單]，開啟 [合併列印收件者] 對話方塊，您可以在此篩選清單。 若您需要做其他變更，按一下工作窗格底端的 [上一步]，返回前一兩個步驟。 當您對合併結果感到滿意，請按一下工作窗格底端的 [下一步]。 完成合併 您現在要做的事取決於您所建立的文件類型。若您合併信件，您可以個別列印信件或修改它們。若您選擇修改信件，Word 會將它們儲存至單一檔案，每一個頁面一個信件。 無論您建立的文件類型是什麼，您可以列印、傳輸或儲存全部或部分的文件。 電子郵件訊息相關秘訣 若您建立合併的電子郵件訊息，Word 會在您完成合併之後，立即傳送訊息。因此，選擇要傳送的訊息之後，會提示您指示資料檔中的哪些欄，可以讓 Word 尋找收件者的電子郵件地址。也會提示您輸入訊息的主旨行。 請記住您儲存的合併文件，是與主文件分開。若您計劃將主文件用於其他合併列印，則儲存主文件本身是很好的做法。 當您儲存主文件，除了它的內容和欄位之外，您也可以將它的連結儲存至資料檔。下次開啟主文件，會提示您選擇是否要將資料檔的資訊再次合併至主文件。 若您按一下 [是]，文件會開啟並包含您第一個合併記錄的資訊。 若您開啟工作窗格 ([工具] 功能表，[信件與郵件] 子功能表，[合併列印] 命令)，則您是在 [選取收件者] 步驟。您可以按一下工作窗格的超連結，修改資料檔來包括不同的記錄集或連線至不同的資料檔。然後，您可以按一下工作窗格底端的 [下一步]，繼續合併。 若您按一下 [否]，主文件和資料檔之間的連線會中斷。主文件會成為標準 Word 文件。欄位會被第一個記錄的唯一資訊取代。