合併列印

合併列印

當我們需要印製相同內容的文件給不同對象時，文件內容通常會隨著改變，例如：開會通知、傳真文件或成績單等等，這些文件都會記載人名等資訊，如果以傳統的作法來做，可能會相當的耗時，但若採用 word 合併列印的功能，就可以節省很多的時間。

假設今天公司的地址異動，我們需要發通知給客戶，那麼我們必須先打好一份異動的通知文件，並準備好客戶的清單，接著我們就可以利用合併列印的功能來完成所有的文件，操作步驟如下：

1. 請先開啟一份異動文件，並準備好客戶清單
2. 在 word 中，打開『工作窗格』( 檢視 / 工作窗格 或 Ctrl+F1) ，在工作窗格的選單中挑選合併列印。
3. 接著會有精靈引導我們該如何操作：

• 請先挑選文件類型，在這裡我們直接使用『信件』，選完後請按『下一步開始文件』
• 『選取開始文件』請採用預設值『使用目前文件』即可，若需變更可點選其它的選項。確認文件無誤後請點選『下一步 選擇收件者』
• 我們使用『現有的清單』並按下『瀏覽』的連結文字，接著請挑選我們之前所準備的 excel 檔，並指定工作表 sheet1$，最後請挑選發送的名單與欄位，我們就可以進入『下一步 開始寫信』
• 在開始寫信的位置，請先帶出『合併列印』的工具列: 『檢視 / 工具列 / 合併列印』，為了操作方便，請在合併列印工具列的左方下箭頭按一下，選『新增移除按鈕 / 合併列印 / 插入合併欄位』。有了這個按鈕後，我們可以更簡單的安排信件。以此文件為例，我們要將 To 後面 ○○○ 替換成公司名稱與聯絡人名稱，請選取 ○○○ ，之後請到合併列印工具列上的插入合併欄位中分別點選 公司名稱 與 聯絡人，Tel 中 xxx 的地方請重覆上面的動作把相關的欄位帶進來。
• 安排完成後，我們可以開始預覽合併後的結果.
• 最後我們可以選擇直接列印或轉成文件。